Starta & driva förening
Håll ert bildandemöte
Ha datorn framme under mötet. Ni går igenom en punkt i taget, fattar besluten tillsammans och får ut ett färdigt protokoll och färdiga stadgar när ni är klara.
Innan ni börjar
Ni behöver vara minst tre personer på plats, och känna till en myndig person utanför gänget som kan vara revisor. Ingenting ni skriver skickas någonstans – det stannar i den här webbläsaren tills ni stänger fliken.
Punkt 1
Vilka är med?
Börja med att skriva in var och när ni träffas, och vilka som är på plats. Namnen används sedan genom hela mötet, så ni slipper skriva dem igen.
Alla som är på plats, även den som bara är med som stöd. På varje rad väljer ni om personen bildar föreningen eller är övrig närvarande. Minst tre personer behöver bilda föreningen.
Vem bildar föreningen, och vem är övrig närvarande?
De som bildar föreningen är dess första medlemmar, minst tre. De står i röstlängden och beslutar att bilda föreningen och anta stadgarna. Övrig närvarande är den som är med i rummet utan att bli medlem, till exempel en fritidsledare som stöttar er. Hen står i protokollet som närvarande men har ingen rösträtt. Valet spelar roll för bidraget. För att föreningen ska räknas som ungdomsförening ska minst 60 procent av medlemmarna vara 6 till 25 år, och det är medlemmarna som räknas, inte de som satt i rummet. Är fritidsledaren med och bildar blir hen medlem, och i en liten förening räcker en eller två vuxna för att hamna under gränsen. Sätt därför den som är över 25 och bara stöttar som övrig närvarande. Hen kan ändå väljas till att leda mötet, till justerare eller till en post i styrelsen, om mötet vill det. Rösträtt på bildandemötet har hen inte.
Punkt 2
Vem leder mötet?
Ett möte behöver någon som håller i ordningen, någon som skriver och någon som intygar att det som står stämmer.
Mötesordföranden håller i ordningen och ser till att alla får säga sitt. Det behöver inte vara samma person som sedan blir föreningens ordförande.
Sekreteraren skriver ner vad ni beslutar. Det är den som sitter vid datorn just nu.
Mötesordföranden och sekreteraren går inte att välja här – justeraren ska vara en tredje person som läser igenom protokollet.
Vad gör en justerare?
Justeraren läser igenom protokollet efteråt och skriver under på att det stämmer med vad som faktiskt beslutades. Det ska vara någon annan än den som skrev protokollet, så att två personer har tittat på texten.
Punkt 3
Bilda föreningen
Nu tar ni beslutet. Det här är ögonblicket föreningen börjar finnas.
Ni bestämmer vad ni själva vill heta. När stadgarna antas av ett årsmöte blir det er förenings officiella namn.
Punkt 4
Anta stadgarna
Stadgarna är föreningens regelbok. Fyll i tre saker så skriver verktyget resten åt er.
Vad är stadgar?
Stadgarna är föreningens regelbok. De säger vad ni heter, vad ni vill, hur ni fattar beslut och vad som händer om ni vill lägga ner. Fritidsforum har en färdig mallstadga som ni fyller i med några få uppgifter – resten är redan skriven och behöver ni inte formulera själva.
Här bestämmer ni vad föreningen ska ha för syfte och ändamål. Om ni är en förening som verkar för att arrangera evenemang för unga i er kommun kan ni skriva det. Om ni är en förening som ska verka för att anordna roliga aktiviteter på en fritidsgård kan ni skriva det. Skriv så att meningen blir hel: "Föreningens ändamål och syfte är att verka för …"
Föreningens säte är den kommun där styrelsen har sitt huvudsakliga arbete. Det avgör bland annat vilken tingsrätt som är behörig om en tvist skulle uppstå. Skriv kommunens namn.
Här bestämmer ni när senast på året ni ska ha ett årsmöte. Det kan vara vilket datum som helst mellan 1 januari och 31 december. Välj hellre sent än tidigt – ni måste hinna få räkenskaperna granskade av revisorn först.
Det här är stadgarna ni antar
Punkt 5
Ansök om medlemskap i Fritidsforum
Beslutet att söka medlemskap fattas av mötet, inte av styrelsen.
Som medlemsförening i Fritidsforum kan ni söka bidrag, få stöd av någon att bolla med, använda färdiga mallar och träffa andra föreningar i hela landet.
Punkt 6
Bestäm medlemsavgiften
Vad ska det kosta att vara medlem hos er under det första året?
Fritidsforum rekommenderar nystartade föreningar att sätta avgiften till 0 kronor. Ett senare årsmöte kan ändra den.
Måste vi ta ut en avgift?
Nej. Avgiften får vara 0 kronor, och Fritidsforum rekommenderar nystartade föreningar att sätta den till just 0. En avgift är en tröskel att ta sig över för den som vill vara med, och i början är medlemmarna värda mer än pengarna. Ett senare årsmöte kan ändra avgiften när ni vet vad ni behöver.
Punkt 7
Välj styrelse
Styrelsen sköter föreningen mellan årsmötena. Ni behöver en ordförande och minst två ledamöter till.
Hur många måste vi vara?
Stadgarna kräver en ordförande och minst två ledamöter till, alltså minst tre personer. Ni kan vara fler. Kassör och sekreterare är vanliga poster, men de är frivilliga – en styrelse kan bestå av en ordförande och två ledamöter och inget mer.
Kontaktuppgifter till ordföranden
Fritidsforum behöver kunna nå någon i föreningen när ansökan behandlas. Uppgifterna hamnar i följebrevet, inte i protokollet.
Punkt 8
Välj revisor
Revisorn granskar att styrelsen gör det medlemmarna har bestämt. Därför måste det vara någon utanför styrelsen, som inte heller är närstående till någon i den.
Vem kan vara revisor?
Revisorn måste ha fyllt 18 år och får varken sitta i styrelsen eller vara närstående till någon som gör det. Med närstående menas make (även sambo), förälder, mor- och farförälder, barn (även bonusbarn och familjehemsplacerade barn) och barns make, barnbarn, syskon, syskons make och barn. Därför fungerar inte en egen förälder, även om personen är bra på siffror. Det behöver inte vara en yrkesrevisor – en fritidsledare, en lärare, en tränare eller någon aktiv i en annan förening fungerar bra. Personen behöver inte ha varit med på mötet.
Kontaktuppgifterna hamnar inte i protokollet, utan i ett separat följebrev till Fritidsforum. Protokollet skickas ofta vidare till kommun och bank, och en enskild persons telefonnummer har inget där att göra.
Punkt 9
Tre saker att intyga
Det här är villkor för medlemskapet. Alla tre måste stämma för att ansökan ska kunna behandlas.
Varför behövs det?
Ingen kan göras till medlem utan att veta om det. Fråga var och en på mötet innan ni kryssar i rutan. Är någon under 15 år kan det vara bra att vårdnadshavaren också känner till medlemskapet.
Vad räknas som närstående?
Med närstående menas make (även sambo), förälder, mor- och farförälder, barn (även bonusbarn och familjehemsplacerade barn) och barns make, barnbarn, syskon, syskons make och barn.
Varför får vi inte vara med i två?
Staten betalar bidrag per medlem och förening en gång, inte två. Är föreningen redan ansluten till ett annat riksförbund som räknar er i sitt bidrag kan Fritidsforum inte göra det också. Är ni osäkra på vad som gäller för er – hör av er innan ni skickar in ansökan.
Punkt 10
Granska och ladda ner
Läs igenom innan ni laddar ner. Behöver något ändras går ni tillbaka till steget och rättar.
Ni får en zip-fil med tre Word-dokument: protokollet, stadgarna och följebrevet. Skriv ut protokollet, skriv under det för hand, fotografera eller skanna det, och mejla alla tre till kansliet. Ämnesraden är förifylld.