Håll ert årsmöte

De tre handlingarna är det årsmötet ska ta ställning till, och de är också det Fritidsforum bedömer föreningen på när årsbidraget fördelas. Ett årsmöte som hålls utan dem blir svårt att räkna med. Verktyget kan skriva verksamhetsberättelsen och verksamhetsplanen åt er under mötets gång, men revisionsberättelsen måste revisorn ha gjort i förväg.

Året som har gått, alltså det år verksamhetsberättelsen och revisionsberättelsen handlar om. Ett årsmöte som hålls på våren behandlar normalt kalenderåret innan. Enligt Fritidsforums stadgemall är verksamhets- och räkenskapsåret kalenderår. Har er förening brutet räkenskapsår i egna stadgar skriver ni det år som gäller er.

Alla som deltar i mötet, med för- och efternamn. På varje rad väljer ni om personen är röstberättigad medlem eller övrig närvarande, till exempel en gäst eller en fritidsledare som stöttar. Alla står i protokollet, men bara de röstberättigade räknas i röstlängden. Vem som är medlem avgörs av medlemsregistret, inte av vem som råkar sitta i rummet. Vem som helst i rummet kan ändå väljas till mötesordförande, justerare eller en post i styrelsen, om årsmötet vill det.

Nej. Mötesordföranden leder just det här mötet och behöver inte vara föreningens ordförande. Många föreningar väljer med flit någon annan, eftersom mötet bland annat ska pröva om den sittande styrelsen ska få ansvarsfrihet. Föreningens ordförande för det kommande året väljs längre fram, i en egen punkt.

Justeraren läser igenom protokollet efteråt och skriver under på att det stämmer med vad som faktiskt beslutades. Det ska vara någon annan än den som skrev protokollet och någon annan än den som ledde mötet, så att en tredje person har läst texten.

Enligt Fritidsforums stadgemall ska föreningsstyrelsen kalla till årsmötet senast 14 dagar före mötet. Har er förening egna stadgar är det tiden som står där som gäller. Räkna baklänges från mötesdagen. En kallelse som gick ut för sent kan göra hela årsmötet ogiltigt, så det är värt att kontrollera innan ni går vidare.

Ja. Era stadgar kan säga på vilket sätt kallelsen ska gå ut, och då är det det sättet som gäller. Välj helst ett sätt ni kan visa i efterhand, alltså något som lämnar spår: ett mejl går att leta upp, ett telefonsamtal gör det inte. Kryssa i alla sätt ni faktiskt använde, så skriver verktyget in dem i protokollet.

Enligt stadgemallen har alla närvarande medlemmar rösträtt. Den som inte är medlem, till exempel en inbjuden gäst eller en fritidsledare som stöttar, står som övrig närvarande och räknas inte. Det är medlemsregistret som avgör vem som är medlem. Stämmer inte listan, gå tillbaka till Närvaro och ändra valet på raden.

Mindre frågor som någon vill lyfta, och som inte hör hemma under någon annan punkt. Större beslut bör inte fattas här, eftersom medlemmarna inte har kunnat förbereda sig eller ens vetat att frågan skulle komma upp. Anmäl frågan nu, så tar mötet upp den under punkt 18.

Vad föreningen faktiskt har gjort under året som gått, inte vad ni planerar framåt. Aktiviteter, projekt, ungefär hur många som deltog och vad ni lärt er. Den behöver inte vara lång. Fritidsforum har en mall och en guide på fritidsforum.se, och berättelsen är ett av de underlag förbundet behöver för att räkna er som en aktiv förening i bidragsansökan.

Ett dokument som revisorn skriver efter att ha granskat föreningens räkenskaper och styrelsens arbete. Revisorn brukar avsluta med att föreslå om årsmötet ska bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte. Revisorn behöver få räkenskaperna i god tid före mötet för att hinna granska dem.

Enligt Fritidsforums stadgemall behövs en ordförande och minst två ordinarie ledamöter, alltså minst tre personer. Fler går bra. Tänk efter hur många poster ni faktiskt kan fylla innan ni bestämmer antalet: siffran ni sätter här blir antalet platser i nästa steg, och alla platser ska fyllas. Vill ni ändra er går det att gå tillbaka hit.

Med ett ojämnt antal personer i styrelsen kan en omröstning inte sluta lika. Räkna med ordföranden: en ordförande och två ledamöter blir tre, vilket är ojämnt. En ordförande och tre ledamöter blir fyra, och då kan rösterna fastna. Det är en rekommendation och inget krav. I en liten förening där alla ändå pratar sig samman spelar det sällan roll, och stadgarna säger ingenting om saken.

En ersättare träder in när en ordinarie ledamot inte kan delta, och har då samma rätt att vara med och besluta. Ersättare är frivilliga, och många mindre föreningar väljer inga alls. Skriv noll om ni inte väljer några.

Vad föreningen vill göra under året som kommer. Aktiviteter, projekt, kanske en resa eller ett läger. Det räcker med en sida. Planen tas fram av styrelsen och antas av årsmötet, och den är ett av underlagen när Fritidsforum bedömer om föreningen är aktiv. En mall och en guide finns på fritidsforum.se.

Nej. Avgiften får vara 0 kr. En avgift är en tröskel att ta sig över för den som vill vara med, och i en ung förening är medlemmarna värda mer än pengarna. Samtidigt är en liten avgift ett sätt att visa att medlemskapet är ett aktivt val. Ni bestämmer själva, och ett kommande årsmöte kan ändra beslutet.

En kort rad räcker: vad mötet kom fram till, eller att frågan diskuterades utan att något beslutades. Kom ihåg att större beslut inte bör fattas under övriga frågor, eftersom medlemmarna inte har kunnat förbereda sig. Blev det ändå ett beslut som får konsekvenser, skriv gärna en rad om att frågan tas upp ordentligt vid nästa möte.